Privacyverklaring

 

Privacyverklaring

Bedankt voor je bezoek aan mijn website www.vitaminewerk.nl.

Door het bezoeken van mijn website of het invullen van het contactformulier laat je online sporen na en/of persoonlijke gegevens achter.

Dat vraagt om bewust informeren en beveiligen

Als onderneming ben ik verplicht je te informeren over de omgang met je persoonsgegevens. Wat ermee gebeurt, met welk doel en hoe ze worden bewaard en beveiligd. Dat staat verwoord in deze Privacyverklaring. Omwille van de begrijpelijkheid is deze beknopt, begrijpelijk en gemakkelijk toegankelijk.

Je gegevens worden vertrouwelijk, respectvol en zorgvuldig behandeld

Als je een kennismakingsgesprek aanvraagt via de button op het contactformulier, gebruik ik je e-mailadres of telefoonnummer om contact met je op te nemen. De persoonlijke toelichting die je er eventueel bij vermeldt, blijft vertrouwelijk en bij mij in mijn mailbox. Wat er met jouw persoonsgegevens gebeurt, lees je hieronder.

Over welke persoonsgegevens gaat het precies?

Doordat je de website bezoekt, een contactformulier invult, en/of gebruik maakt van de diensten van Vitamine Werk, worden je persoonsgegevens verwerkt: voor- en achternaam, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres, IP-adres (het adres vanaf waar de website is bezocht, oftewel de gebruikte internetverbinding) en gegevens over je activiteiten op de website.

Waarom worden die opgevraagd?

Jouw gegevens heb ik nodig om contact met je op te nemen en om de dienstverlening te kunnen uitvoeren (een individueel begeleidingstraject of groepsbijeenkomst). Ik gebruik je naam en contactgegevens logischerwijs om contact te onderhouden en je te informeren over relevante, aan de begeleiding gerelateerde zaken. Onder begeleiding wordt verstaan alle ondersteuning in en buiten de sessies om. Alle informatie die je per mail of telefoon deelt, sla ik zorgvuldig op. Dit geldt ook voor gegevens die ik van derden ontvang.

Persoonsgegevens

Vitamine Werk verwerkt de volgende categorieën van persoonsgegevens:
• NAW-gegevens
• Contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummers
• Geboortedatum
• Geslacht
• Pasfoto
• Gegevens betreffende uw dienstverband of arbeidsverleden
• CV
• Functionele mogelijkheden en belastbaarheid
• Gegevens in een plan van aanpak
• Gespreksverslagen
• Inhoud van communicatie

Doeleinden
Vitamine Werk verwerkt deze persoonsgegevens voor diverse doeleinden, zoals:
• Het onderhouden van contact;
• Een goede en efficiënte dienstverlening;
• Beheer van het cliëntenbestand;
• Het verrichten van administratieve handelingen, zoals planning;
• Het bieden van begeleiding op maat;
• De re-integratie of begeleiding van werknemers of uitkeringsgerechtigden in verband met ziekte of arbeidsongeschiktheid;
• Het verzorgen van opleidingen;
• Verbetering van de dienstverlening;
• Rapporteren en analyseren voor verantwoording aan opdrachtgevers en de
verbetering van de dienstverlening;
• Facturering;
• Innen van gelden en het nemen van incassomaatregelen;
• Marketing (eventueel in de toekomst);
• Nakoming van wettelijke verplichtingen;
• Het voeren/oplossen van geschillen;
• Informatie op de website.

Grondslagen
Vitamine Werk verwerkt bepaalde persoonsgegevens om uitvoering te geven aan de overeenkomst met jouw of jouw werkgever, dan wel te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting, zoals bijvoorbeeld verplichtingen op basis van het sociale zekerheidsrecht.
Tevens verwerkt Vitamine Werk persoonsgegevens, omdat Vitamine Werk hier gerechtvaardigde belangen bij heeft. Deze gerechtvaardigde belangen zijn:
• Het op zo efficiënt mogelijke wijze kunnen verlenen van haar dienstverlening;
• De bescherming van haar financiële belangen;
• De verbetering van haar diensten;
• Beveiliging en het beheer van haar systemen;
Indien persoonsgegevens worden verwerkt op grond van toestemming, zal dat afzonderlijk worden gevraagd.

Je gegevens worden mogelijk in de toekomst verwerkt om nieuwsbrieven te versturen of je anderszins te informeren over mijn bedrijfsactiviteiten en om bezoekersgedrag te analyseren ter verbetering van de website.

Wat gebeurt er niet met je gegevens?

Je gegevens worden niet verkocht aan anderen. Ze worden ook niet gebruikt om uitgebreide bezoekersprofielen samen te stellen, noch voor besluitvorming op basis van geautomatiseerde verwerkingen (dat wil zeggen, door computerprogramma’s of -systemen zonder tussenkomst van een mens).

Worden je gegevens met derden gedeeld?

Ja, uitsluitend als dat noodzakelijk is vanwege een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang zoals redelijke bedrijfsuitoefening:

  • belastingadviseur en accountant, vanwege inzage in financiële gegevens en facturen met adresgegevens;
  • websitehoster: voor de opslag van gegevens uit contactformulieren;
  • webondersteuner, voor de ondersteuning van de technische (beveiligings)kant van de website;
  • eventueel in de toekomst nieuwsbriefsoftware, voor een digitale nieuwsbrief;
  • Google Analytics, voor de analyse van bezoekgegevens website;
  • Met deze ‘verwerkers’ zijn verwerkersovereenkomsten gesloten.

De backups voor mijn website worden bewaard in Dropbox. Deze partij is “EU-VS Privacy Shield” gecertificeerd, zodat zij zich zullen houden aan de Europese privacyregelgeving.

Wat gebeurt er terwijl je surft?

Technische en functionele cookies worden gebruikt om mijn website naar behoren te laten werken en het gebruiksgemak te garanderen. Daarnaast worden via Google Analytics algemene bezoekgegevens bijgehouden, waaronder het IP-adres. Met deze bezoekgegeves wordt bezoek- en klikgedrag op de website geanalyseerd. Die informatie wordt door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten en verwerkt in rapporten over het functioneren van de website. Op de websites van Google en Google Analytics vind je hun privacybeleid met meer informatie.

Dit verzamelen van gegevens gebeurt op een privacy-vriendelijke manier; het unieke klantgedeelte van het IP-adres heb ik geanonimiseerd, ‘gegevens delen’ is uitgezet, en er wordt geen gebruik gemaakt van een combinatie van andere Google-diensten met Google Analytics.

Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Hier heb ik geen invloed op.

Je gegevens zijn goed beveiligd

Ik neem de bescherming van je gegevens serieus. Behalve de back-up van de websitedata worden jouw gegevens niet online opgeslagen (‘in the cloud’), mijn computer is met passende en doelmatige technische maatregelen beveiligd, en de website maakt gebruik van een betrouwbaar SSL-certificaat. Een SSL-verbinding kun je herkennen aan het slotje en het woord ‘veilig’ voor de url.

Hoe lang blijven je gegevens bewaard?

Niet langer dan nodig is om de doelen te realiseren, waarvoor je gegevens worden verzameld. Concreet: de gegevens van bestaande cliënten worden niet langer bewaard dan twee jaar na afloop van de laatst genoten begeleidingssessie. De gegevens van potentiële cliënten worden niet langer bewaard dan twee jaar na het eerste contact indien er geen overeenkomst tot stand komt. Er is een uitzondering: net zoals elke ondernemer ben ik wettelijk verplicht mijn administratie, inclusief facturen met adresgegevens, zeven jaar te bewaren.

Wijzigingen privacyverklaring

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 29 mei 2018.
Vitamine Werk kan deze privacy verklaring aanpassen. Nieuwe versies worden altijd op de website gepubliceerd. Wij raden je daarom aan om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat je op de hoogte blijft van wijzigingen.

Klopt er iets niet, wil je je gegevens inkijken of laten verwijderen?

Neem contact op en ik maak het voor je in orde, uiterlijk binnen twee werkdagen. Mocht je er aanleiding toe zien, dan kun je bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens en/of een klacht indienen bij de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens.

 

Heb je tips, vragen of andere feedback? Neem ook dan contact op via:

Carinadewilde@vitaminewerk.nl